Mal wieder Lernender: Über Projektmanagement

Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramm

Wer rastet, der rostet. Und wer vom Arbeitgeber keine Weiterbildung finanziert bekommt, der kümmert sich selbst darum. Bei mir fiel aktuell die Wahl auf das Thema Projektmanagement. Die FernUni Hagen bietet dazu einen Grundlagenkurs als „Computer-Based-Training“ an, zu dem ich heute die Klausur geschrieben habe – allerdings inklusive frühmorgendlicher Anreise an einen der Klausurorte und per Hand auf Papier.

Für die Klausur musste durchaus auswendig gelernt werden, und da werden mir ein paar Punkte fehlen. Wieso muss ich mir etwa merken, welche Details in das im Kurs vorgestellte Projektzielblatt gehören, wenn es das als Vorlage gibt? Vielleicht sieht der Korrigierende anhand meiner Antwort aber auch, dass mir schon klar ist, wozu das Blatt gut sein soll. In der Klausur galt es allerdings ebenfalls, sich selbst ein Musterprojekt zu überlegen und darauf das Gelernte exemplarisch anzuwenden. Das fand ich gut. Wer den Kurs also auch belegen will, weiß schon, was er als Vorbereitung für die Prüfung tun kann :-)

Beim Durcharbeiten der Unterlagen habe ich mal nicht auf die didaktische Gestaltung und Inkonsistenzen geachtet. Na gut, am Rande schon :-) Aber das erspare ich euch. Mir kamen jedoch zwei größere Gedanken in den Sinn, die ich hier anreißen möchte. Vielleicht kann mir jemand mit Erfahrung im Projektmanagement da ein wenig auf die Sprünge helfen?

1. Anachronismus?

In den Unterlagen wird an unterschiedlichen Stellen empfohlen, E-Mail-Verteiler einzurichten. Ich habe das Gefühl, das Thema E-Mail-Flut ist ein Dauergast in BWL-Ratgebern. Atos Origin kündigte vor gut drei Jahren an, E-Mails in der internen Kommunikation zu verbannen.  Ich sehe durchaus ein, dass Informationen auch verteilt werden müssen, aber werden dafür in der Praxis wirklich E-Mail-Verteiler genutzt? Wie steht es mit Enterprise Social Networks oder ähnlichen Ansätzen? Wie verbreitet ist das in der Projektmanagementpraxis in Unternehmen? Besser als in Hochschulen?

2. Planungsreihenfolge

Gemäß der Kursunterlagen wird in den ersten Schritten der Planungsphase grob so vorgegangen:

  1. Arbeitspakete definieren,
  2. Abhängigkeiten aufzeigen und in einem Projektstrukturplan festhalten,
  3. Termine festlegen und danach
  4. Ressourcen zuordnen.

Ich habe mich gefragt, ob die Schritte drei und vier zwingend in dieser Reihenfolge ablaufen müssen. Weshalb nicht andersherum? Wäre es nicht denkbar, zuerst zu ermitteln, wann welche MitarbeiterInnen oder Maschinen verfügbar sind? Je nachdem, was dabei herauskommt, können mögliche Termine abgeleitet werden. Gibt es in der Praxis auch diese Variante?

Nach meinem Bauchgefühl kann „Erst Termine, dann Ressourcen“ dafür sorgen, dass Personal und Sachmittel überbeansprucht werden. Wenn sich etwas verzögert, gibt es zwar als Option, Vorgänge zeitlich zu verlängern oder zu verschieben, aber wird das in der Praxis gemacht? Oder ist der Druck stärker, den Auftraggebenden zum genannten Termin zu liefern? Dann werden Überstunden gefahren, Maschinen stärker beansprucht, usw. Richtig, das müsste nicht der Fall sein. Es könnten ja auch zusätzliche Ressourcen eingesetzt werden. Von dieser Option als Gegenmaßnahme ich in den Unterlagen der FernUni aber nicht die Rede.

Was meint ihr dazu?

6 thoughts on “Mal wieder Lernender: Über Projektmanagement

  1. Wegen vetauschen von 3. und 4.: da wird also ein Projekt verkauft, z.B. Hausbau. Das Projekt soll 3. zu einer gewissen Zeit fertig sein, nämlich spätestens dann, wenn auch die Mitbewerber vorsehen, fertig zu sein. So! Und wenn ich den Zuschlag bekomme, dann muss ich 4. im Detail schauen, welch Leute das Projekt machen.
    Wenn ich zuerst 4. schaue, wer das Projekt machen kann und erst 3. danach den Termin berechne, kann es sein, dass ich nicht wettbewerbsfähig anbiete und dadurch das Geschäft verpasse.

    1. Verstehe ich. Ich habe das auch gar nicht grundsätzlich infrage stellen wollen. Aber mich erinnert das an die Logistikbranche, in der enge Terminvorgaben herrschen und die FahrerInnen es dann ausbaden, indem sie wegen Drucks ihre Pausenzeiten nicht einhalten, usw. Wenn ich mir Wettbewerbsfähigkeit durch unrealistische Terminversprechen erkaufen muss, ist dann nicht irgendwas faul?

      Lösen ließe sich das auch dadurch, zusätzliche Ressourcen zu beschaffen. Dieser Gedanke ist aber in den Unterlagen nicht vorgesehen.

  2. Und ob da etwas faul ist! Aber der Hund ist wohl im kapitalistischen System begraben, und ich weiss nicht, wo man den Hebel ansetzen sollte. Es beginnt bei uns persönlich, indem wir alle für uns persönlich immer mehr Profit (z.B. Performance des Alterskapitals) und immer weniger zahlen (z.B. Krankenkasse) wollen. Dadurch müssen die Firmen, die ja die Träger unserer Anlagen sind, immer besser performen. Dadurch werden nur knapp bemessene Projekte (Logistik, IT, Bau) mit fest vorgegebenen und garantierten Endterminen akzeptiert, die erst noch so günstig sein müssen, dass kaum eine Marge bleibt. Etc.
    So geht’s natürlich nicht. Es nützt aber auch nichts, wenn wir uns sagen, dass wir beide ab sofort unsere Ansprüche als Enduser hinab setzen wollen. Damit profitieren bloss die anderen Enduser/Individuen, die beim Boykott nicht mitmachen. Das ist ein Gefangenendilemma.

    1. Danke für deine Gedanken! Jetzt sind wir zwar schon etwas weg vom Projektmanagement, aber das macht ja nichts.

      Ich bin mir nicht sicher, ob wir uns wirklich in einem Gefangenendilemma befinden. Die Insassen können schließlich miteinander kommunizieren.

      Vielleicht bin ich naiv optimistisch, aber ich habe für mich entschieden, dass ich mich nicht von rein opportunistischen Gedanken leiten lassen will. Das bringt mir (im Vergleich) sicher Nachteile. Ich zahle freiwillig mehr für Strom und Gas (Lichtblick), mein Girokonto wird nicht kostenlos geführt (GLS Bank), ich kaufe Followfish-Produkte, ich kaufe nicht bei Amazon, … Ich spreche das auch schon einmal an, wenn es passt. Ich bin vermutlich verbohrt, aber kein flammend predigender Missionar und weiß beispielsweise, dass ich mir meine Mehrausgaben leisten kann. Insgesamt: Prinzip Hoffnung.

      In der Berufswelt ist das ähnlich. Ich erlebe da ständig Dinge, bei denen ich nur den Kopf schütteln kann. Dort bin ich (dummerweise?) nicht so entspannt. Ich versuche dort dem Leitspruch „Practice what you preach“ zu folgen, da ist dann doch das Predigen. Ich versuche immer wieder, kritische Diskussionen anzustoßen, aber scheine nichts bewirken zu können. Jedenfalls entsprangen vermutlich genau aus dieser Situation meine Gedanken beim Durcharbeiten des Kurstextes.

  3. Ob Frage 3 und 4 vertauscht sind, hängt aus meiner Sicht auch davon ab, worauf sich die Termine beziehen. Wenn es sich um Stichtage – etwa den von Peter Addor aufgeführten Liefertermin des Hauses – handelt, dann stehen diese sicherlich vor der Ressourcenplanung fest und sollten als Zielkorridor bereits früh bekannt sein. Handelt es sich um die Termine, zu denen einzelne Tätigkeiten durchgeführt werden sollen, dann können diese erst nach bzw. im Rahmen der Ressourcenplanung mit der entsprechenden Person vereinbart werden. Die Lage der Tätigekeiten muss dann jedoch weiterhin das Erreichen der Stichtage möglich machen.

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